Externalisation informatique : comment savoir s’il est temps de franchir le pas ?

Malgré toutes les incertitudes causées par la crise sanitaire et par la crise géopolitique, une seule chose reste claire : les besoins des utilisateurs s’orientent vers la capacité digitale des entreprises à « faire plus avec moins ». Les entreprises n’ont plus le choix. Elles doivent investir dans la transformation digitale. Le numérique constitue à présent la base de la productivité de l’entreprise et le canal par lequel clients et partenaires interagissent avec elle. Mais avec la multiplication des cyberattaques et les bouleversements technologiques, les risques d’une stratégie informatique mal gérée augmentent. Le coût de la maintenance et de la gestion de l’infrastructure informatique peut vite s’envoler. L’externalisation de l’informatique peut-elle répondre à la fois aux enjeux de cybersécurité et de réduction des coûts des PME ? Confier la gestion et la maintenance de son système d’information à un tiers ne pose-t-elle pas un autre problème de confidentialité et de sécurité ? Comment répondre à cette crainte légitime ? Tour d’horizon.

I. Contexte dans lequel se trouve la stratégie informatique des PME

Répondre aux besoins des utilisateurs voulant toujours faire plus avec moins signifie gain de temps ; réduction de coûts ; moins de complexité ; plus d’innovation, d’agilité et de résilience.

Pour faire face à ces défis, inutile de travailler plus dur ou d’augmenter les ressources. Il suffit de mettre en place des solutions innovantes améliorant le rendement et accélérant ce que les entreprises peuvent accomplir avec les contraintes actuelles. Depuis la crise pandémique de 2020, 53 % des entreprises ont déjà augmenté leurs investissements informatiques avec le passage au télétravail. Cependant, face à l’envolée des coûts et à l’augmentation des défis actuels, ces efforts sont insuffisants.

Une PME a besoin d’un professionnel expérimenté en externalisation informatique pour guider sa stratégie tout en maximisant l’efficacité, les économies et la résilience informatique. Mais vers qui s’orienter ? Quelle solution adopter ?

II. Les avantages des services co-managés dans la stratégie informatique des PME

Les services co-managés sont des services d’externalisation informatique privilégiés des PME. En effet, le prestataire se présente comme un consultant expert remplissant la même fonction qu’un DSI à plein temps.

• Il résout les problèmes informatiques à distance ou sur site au quotidien et joue le rôle de support technique pour toute l’équipe ;
• Il fournit une expertise informatique de haut niveau aux PME sans le coût de l’embauche d’un cadre à plein temps ;
• Il se présente tel un partenaire de confiance, perfectionniste et stratège capable d’aligner l’informatique sur les objectifs commerciaux.

Mais les avantages d’un fournisseur de services co-managés s’étendent bien au-delà d’être un partenaire technique.

1. Gain de temps, augmentation de la performance et de la productivité

Le co-management IT permet d’améliorer constamment les processus métier pour gagner en efficacité. En utilisant de meilleures techniques, des stratégies d’automatisation ou des logiciels spécifiques, des heures et des ressources peuvent être libérées sur une ou plusieurs tâches. De meilleurs outils donnent toujours de meilleurs résultats.

Il peut cependant être difficile d’identifier ces améliorations dans le vide sans le regard neuf d’un prestataire de services. Il est capable de les mettre en évidence grâce à l’expérience acquise. Ce dernier peut également intervenir à d’autres niveaux pour gagner encore plus de temps :

• la planification du budget informatique ;
• la négociation des relations avec les fournisseurs et les autres partenaires informatiques ;
• la supervision des grands projets requérant un haut niveau de détails et de planification.

Le co-management IT combine l’aspect stratégique et pratique d’un service informatique en interne avec le support et les connaissances complètes d’un fournisseur de services managés. Ce dernier peut par exemple contrôler les prestataires tiers pour s’assurer que la priorité soit accordée à la sécurité dans les produits et les services fournis. Avec la popularisation de l’internet des objets, certains équipements peuvent comprendre des vulnérabilités rampantes. Ces failles de sécurité sont en partie attribuables à la conception négligente des fabricants privilégiant le profit à la sécurité. La suppression de ces fournisseurs négligents et l’établissement d’une politique de sécurité permet au prestataire de services co-managés d’encadrer l’entreprise avec des normes conformes au RGPD sur chaque projet.

2. Réduction des coûts et suppression des dettes techniques

Un gain de temps permet déjà de réaliser des économies de coûts. Mais le co-management IT permet d’économiser encore plus d’argent en éliminant les coûts inutiles. Parfois, certaines solutions peuvent s’avérer coûteuses alors qu’il existe d’autres options bien plus abordables. Pour être encore plus rentable, le fournisseur de services managés peut également réutiliser les solutions existantes.
À l’inverse, cet expert peut identifier des mesures de réduction des coûts risquant d’engendrer des pertes pour l’entreprise sur le long terme. Quand cette dernière empile des retards sur les normes du secteur, sa performance, sa compétitivité et sa productivité en sont impactées. L’entreprise risque alors d’accumuler des « dettes techniques » [1].

En fin de compte, le prestataire de services managés élimine les inefficacités et stimule la plupart des indicateurs de performance clés (KPI) comme :

• la productivité de l’équipe ;
• l’engagement des employés ;
• la qualité du service ou des produits délivrés ;
• le niveau de performance de l’infrastructure informatique…

3. Résilience informatique et cybersécurité renforcée

La résilience d’une entreprise représente sa capacité à s’adapter et à survivre face aux perturbations pouvant provenir de la fluctuation du marché, des menaces cyber ou des progrès technologiques. Les PME n’ayant pas su développer cette capacité pendant la crise pandémique ont été prises au dépourvu. Celles qui ont su faire preuve de résilience se sont rapidement adaptées grâce au cloud et aux outils collaboratifs permettant le télétravail.

Une fois de plus, le rôle d’un prestataire de services co-managés est d’améliorer la résilience des PME. Par sa nature proactive en constante veille technique, il est capable de trouver des cas d’utilisation des technologies émergentes. Grâce à cette stratégie, les PME pour lesquelles il travaille parviennent à garder une longueur d’avance quelles que soient les circonstances. Il assure également la mise à jour ou le remplacement des systèmes vieillissants ou obsolètes en cas de besoin pour rester sur la voie de la modernisation.

En matière de cybersécurité, les sondes utilisées par cet expert pour extraire des métriques du système d’information n’est pas en mesure de recueillir des informations confidentielles. Elles récupèrent :

•  les données permettant de mesurer la performance du système d’information ;
•  les indicateurs évaluant la santé et le fonctionnement des équipements ;
•  les journaux des événements accompagnés des connexions horodatées.

En cas de cyberattaque, ces éléments peuvent porter tous les signaux faibles de l’intrusion. Lors d’une analyse post-mortem, il est souvent mis en évidence que ces signaux faibles étaient déjà présents dans le système d’information depuis des mois.

Mais la stratégie du co-management IT ne se contente pas de prévoir le pire. Elle comprend un plan de reprise d’activité [1] en cas d’incident majeur. À cet effet, une liste de procédures est tenue à jour pour les pires scénarios. L’entreprise peut alors se rétablir dans un laps de temps prédéfini contractuellement en cas de cyberattaque pouvant paralyser les services critiques. De plus, externaliser la cybersécurité auprès d’un prestataire labellisé Expert Cyber permet d’être couvert par des procédures légales en cas de cyberattaque.

Conclusion

Il peut être difficile pour une PME de rivaliser avec les grandes entreprises dotées d’une équipe informatique interne. Heureusement, un prestataire de services co-managés tel que Infiny Link a su niveler le terrain de jeu. Compte tenu des nombreux défis technologiques auxquels les PME sont confrontées, le meilleur moment pour en engager un, c’était hier. Mais il est encore temps puisque le deuxième meilleur moment, c’est dès maintenant. Infiny Link est votre interlocuteur privilégié en matière de stratégie et de support informatique. Avec plus d’une décennie d’expérience au service des PME, nos services co-managés sont gérés par une équipe d’experts polyvalents à la pointe de la technologie.

Références
[1] La dette technique, ce composant des SI que l’on camoufle
[2] Plan de reprise d’activité (informatique)