Pour les PME, le RGPD est un pilier de la confiance client et une obligation légale incontournable. Gérer la protection des données personnelles des clients, employés et partenaires exige un croisement complexe de compétences juridiques, techniques et organisationnelles. Pourtant, affecter un Délégué à la Protection des Données (DPO) en interne représente souvent un fardeau financier, des défis de recrutement et des risques de conflit d’intérêts.
La solution réside dans l’externalisation du DPO. Cette approche s’inscrit parfaitement dans la dynamique moderne de l’externalisation du service informatique stratégique. Elle permet ainsi aux dirigeants de PME et ETI de satisfaire à leurs exigences de conformité. Ces entreprises accèdent par la même occasion à une expertise de pointe, sans alourdir la masse salariale par un poste à temps plein.
I. Le défi de l’internalisation pour la PME
Le délégué à la protection des données (DPO) joue un rôle fondamental. Il est le point de contact avec l’autorité de contrôle comme la CNIL et le chef d’orchestre de la conformité des données au sein de l’entreprise. Ses missions incluent la tenue d’un registre des traitements, la réalisation d’Analyses d’Impact (AIPD), la gestion des failles de sécurité et la sensibilisation des équipes.
Dans une PME, la charge de travail associée à ces missions est irrégulière. Elle est intense lors de la mise en conformité initiale ou d’un projet de modernisation SI majeur, ensuite organisationnelle et de veille le reste du temps. Internaliser un expert qualifié pose alors trois problèmes majeurs.
1. Un coût élevé
Engager un DPO à temps plein est souvent trop coûteux pour les PME, surtout si le volume de travail est intermittent. Le salaire, les charges et les avantages représentent un coût fixe élevé difficile à justifier pour des besoins non constants comme les audits, la mise en conformité ou la veille. L’externalisation de ces fonctions clés devient alors une solution plus pertinente. Elle offre une expertise de haut niveau « à la demande », facturée uniquement pour le service consommé. Cela assure flexibilité financière et compétences actualisées, contrairement au coût fixe d’un salarié.
2. Un risque de conflit
Le RGPD exige l’indépendance du DPO. Il ne peut pas exercer de fonctions qui le conduisent à déterminer lui-même les moyens et finalités des traitements de données. Ce critère est souvent impossible à respecter si le rôle est confié au responsable informatique temps partagé ou au chef de projet.
3. La complexité des compétences
La fonction nécessite à la fois une solide compréhension du droit et une expertise technique en sécurité IT pour évaluer concrètement les risques.
L’externalisation informatique PME de cette fonction apporte ainsi une réponse flexible et experte à ces exigences.
II. L’externalisation du DPO : une garantie d’expertise et de neutralité
Confier la mission de DPO à un partenaire spécialisé comme Infiny Link offre en revanche une expertise mutualisée et certifiée qui est difficilement réplicable en interne.
1. Indépendance et objectivité
Un DPO externalisé agit comme un auditeur et conseiller indépendant. Ce niveau de neutralité est essentiel pour donner des recommandations objectives et des avis impartiaux, sans être influencé par la politique interne ou les budgets de département. C’est la pierre angulaire d’une démarche de conformité crédible.
2. La convergence des compétences IT et juridiques
Un fournisseur de services managés (MSP) expérimenté comme Infiny Link propose une approche intégrée. Le DPO externalisé s’appuie sur une équipe qui intègre l’expertise juridique et les compétences techniques en cybersécurité.
Cette intégration est vitale. Lorsque votre entreprise migre vers un nouveau Cloud ou adopte un outil SaaS critique, le DPO externe travaille de pair avec les ingénieurs qui gèrent votre infrastructure dans le cadre de l’externalisation service informatique. Cette collaboration assure :
- L’application du Privacy by Design, la protection par défaut, dès la conception de vos projets.
- La réalisation d’Analyses d’impact (AIPD) qui sont techniquement robustes et conformes aux meilleures pratiques de l’industrie, garantissant ainsi que la sécurité des données est traitée comme un sujet de conformité autant que de performance.
3. Maîtrise budgétaire
L’externalisation permet de transformer la dépense de conformité en un coût opérationnel prévisible. Au lieu d’un salaire lourd et fixe, l’entreprise paie un forfait annuel pour un service sur mesure. Il peut s’agir d’un certain volume d’heures ou de visites sur site. Cette approche flexible permet une gestion budget informatique plus saine et plus adaptable.
III. L’alignement stratégique avec l’IT managée
Pour les PME qui cherchent à structurer leur croissance, le DPO externalisé s’articule parfaitement avec d’autres services stratégiques managés fournis par le même partenaire.
De nombreuses entreprises choisissent aussi un DSI en temps partagé pour piloter leur stratégie technologique globale :
- choix des plateformes ;
- feuille de route de modernisation de l’infrastructure informatique ;
- supervision budgétaire…
Le DPO externe devient alors le conseiller spécialisé qui valide les aspects réglementaires de ces orientations stratégiques.
Le choix d’un partenaire capable de fournir à la fois le responsable informatique temps partagé et le DPO externalisé assure une synergie inégalée.
La collaboration entre ces fonctions déléguées est un puissant moteur d’efficacité :
- Le DSI en temps partagé s’assure que la solution est alignée sur les objectifs métiers et le TCO informatique.
- Le DPO assure que la solution est conforme aux lois en vigueur, notamment en matière de transferts de données et de sécurité.
Ceci garantit que la stratégie informatique de l’entreprise est à la fois performante et légale, protégeant l’entreprise des lourdes sanctions financières de la CNIL et des atteintes à sa réputation.
IV. Un engagement de sérénité et de croissance
S’engager dans l’externalisation informatique PME de la fonction DPO est un gage de maturité. Un partenaire de confiance commence toujours par un audit de conformité initial pour établir un plan d’action clair.
C’est un engagement qui garantit la sérénité de la direction. La gestion des risques de conformité est ainsi assurée par des professionnels. Cela inclut le risque de sanctions prononcées par la CNIL, qui, en cas de violation, pourrait fortement paralyser l’activité de l’entreprise.
Le fait d’externaliser votre service informatique garantit que la stratégie de protection des données est immédiatement applicable et intégrée à votre infrastructure technique quotidienne.
En choisissant l’externalisation de la fonction DPO auprès d’Infiny Link, vous transformez une contrainte légale en un avantage compétitif. Vous protégez votre image de marque. Également, vous maintenez la confiance de vos clients. En outre, vous vous assurez que chaque décision IT prise contribue positivement et légalement à la croissance de votre entreprise. C’est le choix d’une gestion des risques experte, accessible et parfaitement alignée sur la stratégie d’agilité des PME.
