Une documentation informatique intelligente peut révolutionner les opérations commerciales d’une PME, booster la productivité et le travail d’équipe. Elle donne accès aux bonnes informations aux bonnes personnes au bon moment. Cette stratégie permet d’éliminer les goulots d’étranglement qui freinent la croissance. Plus besoin de gaspiller son temps à attendre des réponses. Il est temps de passer à l’action grâce à un système structuré, centralisé et automatisé. Avec une documentation intelligente externalisée, il est possible de résoudre les problèmes informatiques en un éclair et gérer les informations clés avec efficacité. Cependant, comment mettre en place une documentation informatique intelligente ? Quelles sont les informations à inclure dedans ? Toutes ces questions sont légitimes et nécessitent une réponse claire et précise pour tirer pleinement parti de cette stratégie.
1. Les plus grands enjeux de la documentation informatique
La documentation informatique, c’est le processus qui consiste en une collecte systématique et une organisation structurelle de toutes les informations critiques d’une entreprise. Elle permet d’accéder aux bonnes informations au bon moment.
Dans cette ère du big data et de la transformation digitale, la grande majorité des entreprises s’y sont déjà attelées d’une manière ou d’une autre. Le tout, c’est de bien faire les choses !
De nombreuses entreprises travaillent actuellement avec des équipes hybrides ou ont des équipes dispersées à travers le monde. La gestion de ces équipes sans l’aide d’une documentation centralisée est extrêmement compliquée. Un simple partage de fichiers dans un mail sous forme de pièces jointes peut devenir un cauchemar quand les différentes parties prenantes les récupérer avec diverses modifications. Le destinataire final est rapidement submergé par un grand nombre de versions de fichiers et de doublons.
De plus, avec la prolifération des informations, impossible de garantir la confidentialité et l’intégrité des données si ces dernières se retrouvent sur différentes plateformes et différents outils. Lorsque les informations s’éparpillent, il est difficile de les récupérer à la demande.
D’où l’importance de centraliser les informations dans une bibliothèque de document intelligente et sécurisée.
2. Les éléments impératifs de la documentation informatique
Il est recommandé de documenter de manière ordonnée tout ce dont l’entreprise a besoin, en abordant systématiquement divers domaines d’intérêt pour les opérations informatiques.
Voici quelques exemples d’informations pouvant être documentées.
a. Les informations relatives aux utilisateurs
Sans une bonne gestion des utilisateurs accompagnée d’une documentation de qualité, il est difficile de déterminer quel utilisateur doit accéder à telles ou telles ressources. Avec des effectifs dispersés sur plusieurs sites, l’élimination des risques de sécurité et l’optimisation de l’efficacité opérationnelle représentent un sérieux défi.
Un bon outil IAM (Identity and Access Management) fournit par un MSP permet de conserver des renseignements à propos des utilisateurs et de les gérer facilement à travers toute l’organisation. Il est possible de gérer les accès à une ressource via des mécanismes d’authentification et d’autorisation tout en régulant leurs activités. Un gestionnaire de mot de passe s’ajoute à cette stratégie pour contrôler l’accès aux mots de passe, les réinitialiser et faire bien plus avec les dernières avancées en matière de gestion et de documentation des mots de passe.
b. Les actifs informatiques
La gestion efficace des actifs de l’entreprise est un élément clé pour le succès à long terme d’une PME. Pour atteindre cet objectif, il est conseillé de documenter toutes les informations sur les actifs dans un emplacement central. De cette manière, le système de gestion des actifs évolue avec l’entreprise, permettant aux responsables informatiques :
- d’avoir une vue complète de l’ensemble du réseau ;
- d’entretenir les actifs de manière proactive ;
- de disposer d’une vision claire des garanties qui s’épuisent ;
- d’avoir une vue d’ensemble des matériels à mettre à niveau ou à remplacer.
Cette stratégie permet de planifier le budget à l’avance et d’obtenir l’approbation nécessaire pour les projets futurs. En fin de compte, documenter vos informations sur les actifs est un investissement important pour le succès à long terme d’une entreprise.
c. Les politiques et les procédures
Les politiques et les procédures informatiques sont les fondations solides sur lesquelles l’entreprise s’appuie pour gérer efficacement la technologie. Ces documents définissent les directives claires à suivre sur la manière d’utiliser les actifs de l’entreprise, tout en établissant des normes pour améliorer l’efficacité globale. De plus, elles sont essentielles dans le contexte de la cybersécurité, car elles sensibilisent les équipes aux menaces potentielles et aux mesures de prévention nécessaires.
En fin de compte, ces documents communiquent les valeurs organisationnelles de l’entreprise et définissent les critères pour la prise de décision. Les politiques sont formulées de manière logique et claire. Quant aux procédures, elles font office de guide étape par étape pour atteindre efficacement les résultats souhaités. Investir dans une documentation solide des politiques et des procédures informatiques est un choix judicieux pour toutes les entreprises qui cherchent à gérer leur technologie de manière efficace et sécurisée.
3. La documentation informatique externalisée, une stratégie gagnante pour toute entreprise
La documentation informatique est stratégique, mais chronophage pour des PME. C’est pourquoi l’externalisation de la documentation informatique reste une solution efficace. Elle permet d’accéder à une expertise de pointe et de bénéficier d’une meilleure gestion des coûts, tout en libérant des ressources internes pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Voici les deux grands avantages promis par la documentation informatique externalisée.
a. Créer de l’ordre à partir du chaos grâce à la documentation informatique
La documentation informatique est loin d’être une simple formalité administrative. C’est un outil stratégique qui sert à gagner du temps, à optimiser les ressources et à prendre les meilleures décisions. Pour rester compétitif dans un marché en constante évolution, une PME doit être capable de gérer efficacement les informations critiques générées par son infrastructure informatique. Il est toujours possible de mettre de l’ordre dans le grand chaos du big data et de la complexité de l’infrastructure informatique grâce à une documentation intelligente, structurée, centralisée et automatisée.
Les informations utiles ne doivent pas simplement se trouver quelque part, dans différents lecteurs de sauvegarde, des applications, des e-mails ou chez quelqu’un. Elles doivent se trouver à un endroit précis, dans un format bien défini.
Avec l’aide d’un MSP équipé d’une plateforme certifiée SOC 2 [1], une PME peut bénéficier d’une bibliothèque de documents sécurisée capable de stocker toutes les informations créées dans tout l’écosystème l’entreprise. Cette bibliothèque représente le référentiel central à tous les employés pour accéder, modifier ou créer des fichiers de n’importe où. Les informations gérées à l’aide de cette bibliothèque de documents peuvent ainsi être utilisées par différents utilisateurs, y compris les clients de l’entreprise et ses fournisseurs. Elle peut accueillir différents types de fichiers comme des documents Word ou Excel, des présentations, des PDF, des graphiques, des procédures, des politiques, etc.
Cette documentation informatique est facilement accessible à toutes les parties prenantes en utilisant n’importe quel appareil pour recueillir les informations requises. En gérant efficacement tous les livrables via des documents centralisés, il est facile de conserver des bases de connaissances organisationnelles de la manière la plus efficace possible.
b. Réduire les coûts de formation tout en accélérant l’adoption des nouvelles technologies
D’après Gereso, le coût du recrutement et de la phase d’intégration d’une nouvelle recrue est estimé entre 15 et 25 % de son salaire brut annuel [2]. Ce coût peut comprendre :
- l’organisation du poste de travail en termes d’équipements informatiques, de fournitures et de ses accessoires ;
- le temps dépensé par un responsable pour accompagner le nouveau salarié, au lieu de contribuer à des tâches génératrices de revenus ;
- la formation pouvant durer entre 3 à 6 semaines…
Pour réduire les coûts et rendre la formation plus fluide, les PME les plus rusées comptent sur la documentation intelligente établie par un MSP. Les processus misent en place permettent à une nouvelle technologie d’être assimilée plus facilement sans dépendre des conseils d’un membre de l’équipe déjà bien occupé.
Une bonne documentation est la clé du succès pour une PME. Elle permet d’aider les nouveaux salariés de s’informer rapidement tout en augmentant les chances de les retenir. L’entreprise affiche une bonne première impression avec une culture de travail organisée et efficace. D’ailleurs, pour la gestion, le pilotage et la sécurité du système d’information, il est important de choisir entre infogérance et internalisation.
Conclusion
En conclusion, l’externalisation de la documentation informatique est une stratégie gagnante pour les entreprises de toutes tailles et de tous secteurs. En déléguant la gestion des actifs informatiques à des experts comme Infiny Link, les PME peuvent libérer du temps et des ressources précieuses pour se concentrer sur leur cœur de métier. De plus, elles peuvent bénéficier d’une expertise spécialisée et de technologies de pointe pour améliorer la sécurité de vos données et la disponibilité de vos services informatiques à travers la modernisation de l’infrastructure informatique.
Références
