Lorsque vous êtes à la tête d’une entreprise, la gestion des coûts est une préoccupation constante. Si vous supervisez l’informatique de votre entreprise, vous savez à quel point les coûts liés au matériel informatique peuvent rapidement s’accumuler. Heureusement, il existe des moyens de réduire ces coûts et d’optimiser votre investissement. Le TCO (coût total de possession) est un concept essentiel pour évaluer le coût réel de l’utilisation de votre matériel informatique. En comprenant ce concept, vous pouvez trouver des moyens d’optimiser votre budget tout en obtenant une infrastructure informatique de qualité supérieure. L’infogérance informatique connue également sous le nom d’externalisation informatique est l’une des options les plus populaires pour réduire les coûts de TCO. Comment maximiser la valeur de votre infrastructure informatique tout en minimisant les coûts de TCO grâce à l’infogérance informatique ? Quels sont les signes déterminants que c’est la stratégie idéale pour votre entreprise ? Décryptage.
I. TCO, la clé pour dévoiler les coûts cachés de votre système informatique
Le TCO est un concept important pour les PME qui cherchent à maximiser leur rentabilité tout en améliorant leur efficacité opérationnelle. Il englobe tous les coûts directs et indirects liés à la possession et à l’utilisation d’un actif ou d’un service informatique tout au long de sa durée de vie. Lorsqu’une entreprise acquiert un actif, elle se concentre souvent sur les coûts directs et les services rendus à court terme pour répondre aux défis quotidiens et aux objectifs commerciaux. Or, les coûts cachés sont nombreux et fréquemment sous-estimés ou oubliés.
Selon une étude réalisée par la Fédération des Entreprises et Entrepreneurs de France, les coûts cachés représentent en moyenne 30 % du budget informatique d’une entreprise. Pour le déploiement d’une nouvelle solution informatique par exemple, l’entreprise doit aussi intégrer d’autres coûts, au-delà de la licence :
- le temps passé à négocier l’achat ;
- l’installation et le déploiement de la solution ;
- le temps productif perdu par les utilisateurs pendant et après l’installation ;
- l’inactivité d’un utilisateur en cas de panne, de maintenance ou de mise à jour ;
- la sécurisation des données ;
- le coût du support informatique ;
- les suivis administratifs ;
- la gestion de l’obsolescence, de la revente ou du remplacement…
En prenant en compte tous les coûts associés à la possession et à l’utilisation de la solution informatique, les PME peuvent déterminer avec précision les coûts réels et prendre des décisions éclairées.
Bien évidemment, les PME peuvent réduire ces coûts cachés afin d’investir dans des projets stratégiques et augmenter leur avantage concurrentiel. L’externalisation informatique représente la meilleure voie pour maîtriser le TCO, mieux comprendre et contrôler les coûts.
II. L’externalisation infogérance informatique, des avantages au-delà de la réduction du TCO
En France, l’infogérance informatique est de plus en plus populaire pour les PME, car elle présente de nombreux avantages au-delà de la réduction des coûts de TCO. D’après une étude menée par le cabinet d’analyse PAC, l’externalisation informatique permet aux PME de réduire les coûts informatiques de 20 % à 30 %, tout en bénéficiant d’une infrastructure informatique de qualité supérieure. De plus, l’infogérance informatique libère du temps et des ressources consacrées sur des missions stratégiques. Elle offre également une plus grande flexibilité et une meilleure évolutivité permettant aux PME de s’adapter rapidement aux besoins changeants de leur entreprise et du marché.
En combinant tous ces avantages, le service d’infogérance informatique peut contribuer de manière significative à la croissance et à la compétitivité des PME françaises sur le marché. D’ailleurs, une étude du cabinet de conseil EY confirme que les entreprises externalisant leur informatique sont 1,5 fois plus susceptibles de connaître une croissance supérieure à 10 % par an que celles qui gèrent leur informatique en interne. Regardons plus en détail les 5 grands avantages apportés par l’infogérance informatique dans le cadre de la réduction du TCO.
1. Réduction des coûts liés à l’embauche de personnel qualifié et à leur formation continue
Le coût de l’embauche de personnel qualifié et de leur formation continue est souvent l’un des postes de dépenses les plus importants pour les PME en matière d’informatique. Selon une enquête menée par le cabinet de conseil Gartner, les entreprises peuvent dépenser jusqu’à 40 % de leur budget informatique en frais de personnel. De plus, le coût moyen de la formation continue pour les employés s’élève à environ 1 400 euros et de 3 800 euros pour les employeurs d’après le Céreq [1].
En prenant en compte ces coûts, une meilleure gestion du TCO peut aider les PME à réduire considérablement leurs dépenses liées au personnel. Grâce à l’infogérance informatique, les PME peuvent bénéficier d’une équipe d’experts qualifiés et formés en permanence, sans avoir à supporter les coûts associés à leur recrutement et à leur formation.
2. Prévisibilité des coûts pour faciliter la gestion du budget et concentrer les ressources sur d’autres projets stratégiques
La gestion des coûts informatiques peut souvent être un véritable casse-tête pour les PME, car elle peut être imprévisible et fluctuante :
- La technologie évolue rapidement et rend les équipements obsolètes, entraînant des coûts imprévus liés à la mise à niveau ou au remplacement du matériel ;
- Les entreprises peuvent avoir une multitude de systèmes, de logiciels et d’applications différents qui doivent tous être interconnectés, rendant difficile la gestion des coûts ;
- Les coûts cachés liés à la maintenance, à la sécurité et à la mise à jour des systèmes peuvent être sous-estimés ou oubliés lors de la planification budgétaire initiale ;
- Les pannes et les interruptions de service peuvent être imprévisibles et nécessiter des réparations coûteuses ou des remplacements d’équipements.
- Les employés doivent être formés à l’utilisation de nouveaux systèmes, logiciels et technologies, entraînant des coûts supplémentaires en termes de temps et de ressources.
En externalisant leurs services informatiques, les PME peuvent bénéficier d’une expertise technique de pointe, de la dernière technologie et de services professionnels à un coût abordable, mais surtout prévisible. L’externalisation informatique permet également de réduire les coûts liés aux opérations informatiques. Elle élimine les coûts variables tels que les coûts de maintenance, les coûts de développement et les coûts de mise à niveau pour les remplacer par des coûts fixes sous forme d’abonnement. De plus, les coûts associés aux pannes et aux interruptions de service sont souvent inclus dans les contrats d’externalisation, offrant ainsi une plus grande prévisibilité des coûts.
En combinant la gestion de TCO avec l’infogérance informatique, les PME peuvent maximiser leur efficacité opérationnelle tout en réduisant leurs coûts informatiques. Cette réduction des coûts leur permet de concentrer leurs ressources sur d’autres projets stratégiques, tels que la recherche, le développement ou le marketing pour rester compétitif sur le marché.
3. Accès à des technologies de pointe pour améliorer l’efficacité de votre entreprise et renforcer votre avantage concurrentiel
Pourquoi investir dans des matériels coûteux pouvant rapidement devenir obsolète lorsque vous pouvez externaliser votre service informatique et bénéficier d’une infrastructure à la pointe de la technologie pour un coût mensuel fixe ? L’un des principaux avantages de l’externalisation informatique pour les PME est la possibilité d’accéder à des technologies innovantes sans avoir à supporter les coûts associés à leur acquisition et à leur maintenance. Une étude du cabinet d’analyse IDC précise que l’externalisation informatique permet de réduire les coûts de possession de matériel informatique de 30 % à 40 %.
En externalisant leur informatique, les PME peuvent bénéficier des dernières technologies en matière de sécurité, de stockage de données, de sauvegarde, de réseaux et de télécommunications. Cette stratégie améliore l’efficacité de leur entreprise et renforce leur avantage concurrentiel. Selon une étude menée par le cabinet de conseil Deloitte, les entreprises qui externalisent leur informatique sont en mesure de réduire leurs coûts de 15 % à 35 % tout en améliorant leur efficacité opérationnelle.
4. Réduction des risques de sécurité et de perte de données via des mesures de cybersécurité avancées
La sécurité informatique est l’une des principales préoccupations pour les entreprises aujourd’hui. La menace de cyberattaques et de pertes de données est omniprésente, et les coûts associés à de telles situations peuvent être catastrophiques pour une PME. D’après l’ANSSI (Agence Nationale de la Sécurité des Systèmes d’Information), les PME sont particulièrement vulnérables aux attaques de phishing, qui représentent 72 % des incidents de sécurité signalés en 2020.
En externalisant le service informatique, les PME peuvent bénéficier de mesures de cybersécurité avancées telles que :
- la surveillance à 360° 24h/24 – 7j/7 ;
- la détection des intrusions et des violations de données ;
- la prévention des virus, des ransomware et des attaques de phishing …
Les fournisseurs de services managés peuvent offrir des solutions personnalisées pour protéger les données sensibles de l’entreprise et réduire les risques de sécurité. En outre, les fournisseurs de services informatiques externes disposent souvent de plus de ressources et d’expertise que les PME pour assurer une sécurité informatique solide et fiable. En externalisant leur service informatique, les PME peuvent ainsi réduire les risques de sécurité et de perte de données, tout en bénéficiant d’une tranquillité d’esprit accrue pour se concentrer sur leur croissance et leur développement.
5. Amélioration de la qualité de service via un contrat SLA (Service Level Agreements)
Externaliser le service informatique des PME peut améliorer considérablement la qualité du service fourni grâce aux contrats de niveau de service (SLA) [2] proposés par les prestataires de services informatiques. Avec une telle garantie, les PME peuvent consacrer leur énergie sur le développement de l’entreprise, tout en ayant l’assurance que leur infrastructure informatique fonctionne de manière optimale, sans mauvaise surprise budgétaire. Cette approche assure une qualité de service plus élevée, réduisant les interruptions et les temps d’arrêt et améliorant la disponibilité des applications. Les PME peuvent ainsi bénéficier d’une infrastructure informatique robuste et d’une assistance technique rapide et efficace.
En externalisant leur service informatique et en utilisant les SLA proposés par les prestataires de services informatiques, les PME peuvent améliorer leur qualité de service et accroître leur compétitivité sur le marché. Toutefois, il est conseillé de tout savoir sur le SLA, support et maintenance informatique pour PME et ETI.
Conclusion
En externalisant leur informatique, les PME peuvent se concentrer sur leur cœur de métier, bénéficier d’une infrastructure informatique de qualité supérieure, gagner en flexibilité et en évolutivité, tout en réduisant leurs coûts de TCO. Il est donc clair que l’externalisation informatique est une solution rentable et efficace pour les PME qui cherchent à optimiser leur investissement informatique et à rester compétitives sur le marché. Cependant, externaliser le service informatique auprès d’un fournisseur de services gérés est une décision stratégique importante pour les PME. C’est pourquoi il est essentiel de connaître les 3 critères décisifs pour choisir le prestataire de services manages (MSP) idéal. Les 15 ans d’expertise d’Infiny Link peuvent servir aux PME – ETI en manque de ressources pour optimiser la performance de leur système d’information.
Références
[1] La formation professionnelle continue : avantages, inconvénients et solutions
[2] Service-level agreement – Définition sur Wikipédia